Perché le mie e-mail vanno in Spam? Ecco come risolvere il problema!

Le e-mail sono un ottimo modo per raggiungere il tuo pubblico e per far crescere la tua clientela.

Si stima che nei prossimi 4 anni verranno inviati circa 60 miliardi di e-mail di spam e ovviamente a nessuno piace ricevere spam. Nella maggior parte dei casi, ben il 20% delle e-mail non arriverà mai nella casella di posta in arrivo del destinatario, il che può rivelarsi un grande problema in termini di obiettivi e di costi.

Evitare di far finire le e-mail in spam è quindi una questione importante da risolvere al più presto, perché nel tempo può comportare uno spreco in termini di investimenti e anche di potenziali conversioni.

In questo articolo descriveremo i motivi più frequenti per cui le e-mail finiscono in spam e descriveremo le buone pratiche per risolvere questi problemi ed evitare che si ripresentino in futuro.

Perché le mie mail vanno in spam? Cosa puoi fare tu e cosa può fare il tuo hosting

Esistono numerosi motivi per cui le e-mail possono essere identificate come spam, dall’uso di parole chiave che attivano i filtri antispam alle autorizzazioni e configurazioni errate del tuo dominio o del tuo servizio di hosting.

Esaminiamo alcuni degli scenari più comuni e analizziamo cosa puoi fare per assicurarti che i tuoi messaggi arrivino correttamente nelle caselle di posta dei tuoi clienti.

1. Il destinatario ha contrassegnato le tue e-mail come spam

La prima e più ovvia ragione per cui le tue e-mail finiscono in spam è perché i tuoi destinatari le spostano lì.

Anche se il destinatario ti ha dato espressamente il permesso di contattarlo, potrebbe comunque decidere di contrassegnare la tua e-mail come spam per errore oppure perché si è scordato di essersi iscritto volontariamente alla tua newsletter.

Sfortunatamente, se un numero sufficiente di e-mail viene segnalato come spam dagli utenti, i filtri antispam possono contrassegnare il tuo indirizzo e-mail e iniziare a inviare automaticamente la tua posta (anche quella futura) nello spam.

Ciò significa che i tuoi messaggi potrebbero sembrare spam, anche per gli utenti che non ti hanno segnalato esplicitamente in passato. Questo è particolarmente probabile nei servizi di posta Gmail, Outlook, Yahoo e altri servizi con algoritmi fortemente basati sull’intelligenza artificiale.

Una volta che l’e-mail viene spedita, non c’è molto che tu possa fare per impedire a qualcuno di contrassegnarla come spam.

Quello che puoi fare è assicurarti che i tuoi contenuti siano interessanti e di qualità e seguire tutte le best practice per evitare che la tua e-mail venga percepita dai destinatari come spam. Questo può ridurre al minimo la possibilità che qualcuno contrassegni intenzionalmente le tue comunicazioni.

2. Non stai seguendo le best practices di HTML

Sebbene le e-mail di solo testo siano abbastanza semplici, potrebbero non essere un’opzione praticabile per alcune aziende come per un eCommerce perchè non coinvolgono il pubblico e sono meno accattivanti rispetto alle e-mail che includono grafiche, fotografie ed altri elementi HTML.

Tuttavia, quando includi HTML nei tuoi messaggi, è importante seguire alcune semplici regole per assicurarti che non acquistino un alto punteggio di spam.

Qui di seguito alcune buone pratiche da seguire consigliate da spamAssassin e MailChimp:

• Mantenere la larghezza massima dell’e-mail tra 600 e 800 pixel. Questo assicura che sia abbastanza grande da poter essere letta facilmente, pur comportandosi bene anche nei riquadri di anteprima dei client di posta elettronica.
• Tenere conto che le immagini potrebbero venire bloccate dai client di posta elettronica e gli utenti potrebbero non vedere le informazioni critiche se contenute all’interno di elementi media.
• Mantenere il codice il più pulito e leggero possibile, in particolare il CSS ed evitare completamente JavaScript e Flash. Questi possono essere visti come vettori di attacco da parte dei filtri antispam e molti client di posta elettronica non li supportano comunque.
• Assicurarsi che i messaggi siano mobile-friendly: al giorno d’oggi è generalmente una buona idea progettare tutto con una filosofia “mobile-first”. Ciò significa pulsanti per il pollice, immagini piccole che non sovraccaricano le reti mobili e font sicuri per la posta elettronica leggibili su piccoli schermi.

3. Le righe dell’oggetto sono fuorvianti o contengono fattori scatenanti di spam

Le righe di testo dell’oggetto sono in genere la prima impressione che un utente riceve dal tuo messaggio, quindi devono attirare l’attenzione e invogliare il destinatario dell’e-mail ad aprirla. Tuttavia, devono anche essere oneste. Un oggetto fuorviante non è solo una cattiva etichetta, ma è anche contro la legge, secondo il CAN-spam Act.

Ricorda inoltre che i messaggi che iniziano con RE: ma non sono realmente delle risposte, comunemente vengono etichettati come spam.

Che aspetto ha un oggetto fuorviante? Ecco alcuni esempi:

• Iscriviti ora
• RE o FW. Non iniziare le righe dell’oggetto con “RE” a meno che tu non stia effettivamente rispondendo a qualcosa. È un trucco sfacciato e un modo rapido per guadagnare una cancellazione. Allo stesso modo, l’uso di “FW” può far credere alla persona di conoscerti (la definizione di fuorviante).
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• Messaggi personali o domande importanti. Argomenti come “Ho lasciato il telefono a casa tua?” o “Hai sentito parlare del tal dei tali?” può far dubitare degli utenti se conoscono il mittente.
• Affermazioni eccessivamente sensazionali. Alcune righe dell’oggetto non sono necessariamente bugie, ma sono ancora un po’ troppo esagerate. In generale, devi assicurarti che la riga dell’oggetto corrisponda al contenuto che il lettore troverà nell’e-mail.
• IL TESTO DELL’OGGETTO SCRITTO IN MAIUSCOLO

L’oggetto della e-mail deve essere professionale: non si digita TUTTO IN MAIUSCOLO e mi raccomando, nessun errore grammaticale e di ortografia!

Infine ricorda: qualunque sia il tuo oggetto, assicurati che il contenuto mantenga la promessa. 

Altrimenti rischi di danneggiare la tua reputazione.

4. Il tuo dominio/DNS non è correttamente configurato

Un altro motivo comune per cui le informazioni “Da” delle tue e-mail potrebbero essere errate è quando l’autenticazione dell’e-mail non è configurata correttamente tramite un forwarder esterno come MailChimp (o una delle sue alternative).

Esistono, in alternativa, diversi tipi di autenticazione della posta elettronica, di cui i principali sono:

• DomainKey Identified Mail (DKIM) che impedisce che la tua e-mail venga falsificata;
• Sender Policy Framework (SPF) che certifica l’autorevolezza della tua e-mail;
• DMARC quello che definiremo ‘lo sceriffo della e-mail’.

5. I tuoi contenuti attivano i filtri antispam

I filtri antispam controllano determinate parole (o combinazioni di parole). Se un’e-mail riceve abbastanza risultati o contiene quelle parole oltre ad alcuni degli altri elementi in questo elenco, può finire nelle cartelle di spam. Le parole chiave di attivazione dello spam possono includere:

• “Reddito aggiuntivo”
• “Soldi facili”
• “Nessun costo”
• “Gratuito”
• “Prezzo più basso”
• Più punti esclamativi o segni di dollaro di fila
• Parole con spazi o punteggiatura non necessari
• Parole TUTTE IN MAIUSCOLO

In generale, si tratta di parole fortemente orientate alla vendita o chiaramente progettate per aggirare i filtri antispam (come gli spazi extra). Sebbene l’utilizzo di una manciata di questi non sia necessariamente una condanna a morte per i tuoi messaggi, utilizzarne troppi è rischioso.

Ovviamente, alcune di queste parole chiave sono difficili da evitare, soprattutto se invii e-mail di e-commerce o finanziarie. Per aggirare questo problema, puoi usare un linguaggio vario e cercare di essere creativo su come esprimi le cose.

Soprattutto, è intelligente evitare un linguaggio invadente o “venditore” e assicurarsi di seguire le best practice comprovate per la scrittura di contenuti e-mail che stiamo evidenziando qui.

6. Non includi un link di cancellazione

Leggi come CAN-spam negli Stati Uniti affermano chiaramente che le tue e-mail devono includere un modo chiaro per annullare l’iscrizione. Inoltre, se qualcuno fa clic sul link di annullamento dell’iscrizione, dovrai elaborare la richiesta entro 10 giorni.

Anche se potrebbe sembrare una cosa negativa (perché dare alle persone la possibilità di annullare l’iscrizione?), in realtà può avere l’effetto opposto, a condizione che i tuoi contenuti siano forti. Dare alle persone un modo semplice per uscire dalla tua lista di iscritti dimostra che il tuo marchio è affidabile.

D’altra parte, nascondere o semplicemente non fornire un’opzione di cancellazione è un modo infallibile per frustrare le persone. Può anche portare a una stampa negativa riguardo alla tua newsletter (la parola viaggia velocemente su Internet) e generalmente sfrega le persone nel modo sbagliato.

7. Le tue informazioni “da” sono sbagliate o fuorvianti

Uno dei motivi principali per cui le tue e-mail possono finire nello spam sono le informazioni “Da” errate. La riga “Da”, quella che indica ai destinatari che hanno inviato l’e-mail, deve essere accurata e non fuorviante. In alcuni casi, uno strumento sul tuo sito come un plug-in del modulo di contatto potrebbe inviare e-mail “spoof” con dettagli “Da” che attivano avvisi di spam.

Se le e-mail del modulo di contatto vengono contrassegnate come spam, la soluzione è in genere piuttosto semplice. Dovrai assicurarti che il campo “Da” nelle impostazioni del modulo di contatto contenga l’indirizzo amministratore del tuo sito, anziché l’indirizzo e-mail inserito nel modulo. Se stai facendo in modo che il modulo di contatto ti invii notifiche e-mail, assicurati anche che gli indirizzi utilizzati in “Da” e “A” siano diversi.

8. Stai inviando troppi allegati o l’allegato è “pericoloso”

Gli allegati sono un’enorme bandiera rossa per la maggior parte dei filtri antispam. Questo perché i file possono essere facili vettori di malware e virus. La regola generale è semplicemente quella di non inviare alcun allegato, specialmente nelle newsletter. Se devi inviare un allegato, assicurati che il destinatario lo sappia in anticipo e riduci al minimo il numero di file che alleghi a una singola e-mail.

Se devi allegare un documento o un file a un’e-mail, una scommessa più sicura è caricarlo prima su un servizio di cloud storage come Google Drive o Dropbox. Puoi quindi includere il link al file nella tua e-mail. In questo modo, il tuo messaggio non dovrebbe attivare alcun filtro antispam.

A cosa servono i protocolli?

Come funziona il DKIM

Il DKIM (Domain Keys Identified Mail) è un metodo di autenticazione delle e-mail che spediamo attraverso la verifica di un ‘timbro’ che viene posto su ogni e-mail.

Quando inviamo una e-mail, questa viene ‘imbustata’ dal mail server come avviene per la posta cartacea. La ‘busta’ si chiama ‘header del messaggio’ e spesso contiene informazioni utili sul percorso ‘da server a server’ che l’e-mail ha fatto prima di arrivare al destinatario.

All’interno dell’header del messaggio c’è il timbro DKIM, un certificato che noi generiamo (unico per ogni dominio di posta).

Nel momento in cui riceve la posta, il mail server del destinatario confronterà questo timbro con il timbro pubblico presente sul DNS del dominio del destinatario.

Questa pratica può ricordare, metaforicamente, l’uso di un timbro-lacca che veniva adoperato in passato, tramite un anello e la ceralacca veniva impresso il proprio stemma sulla lettera prima di spedirla. Il risultato era la garanzia del mittente che si rendeva riconoscibile attraverso un simbolo che ne certificava l’origine e l’originalità. Il DKIM serve a dare le stesse garanzie in versione 2.0.

Come funziona la SPF

SPF (Sender Policy Framework) è uno standard libero che permette al proprietario di un dominio di identificare, con una lista, tutti i server autorizzati a spedire per suo conto.

Nel momento in cui riceve la posta, il Mail Server del destinatario confronterà l’indirizzo IP del server mittente con questa lista, interrogando i DNS del dominio da cui il messaggio dichiara di provenire.

Solo se il messaggio proviene da un mittente autorizzato e presente nella lista, il server ricevente recapiterà il messaggio al proprio destinatario, altrimenti lo rifiuterà o lo segnalerà come spam.

Noi ad esempio generiamo dinamicamente il record SPF dei nostri clienti in base ai servizi che utilizza:

• server di posta (noastra e-mail, oppure servizi esterni come Gmail, Offce365, ecc.)
• forwarder (MailGun, MailChimp, Armada, ecc.)
• sito/applicazioni web o altri servizi speciali

Questa pratica può ricordare, metaforicamente, un badge con cui si presenta il membro di uno staff di un’azienda e che lo autorizza a fare il suo lavoro per conto del proprio titolare. L’SPF serve a dare le stesse garanzie in versione 2.0.

Come funziona il DMARC

Il DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance), nota anche come spoofing, è uno standard che impedisce agli spammer di utilizzare il tuo dominio per inviare e-mail senza la tua autorizzazione.

Il DMARC può ricordare, metaforicamente, la polizia postale.

Grazie ad esso possiamo scartare tutte le mail che riceviamo e non rispettano gli standard SPF/DKIM, oppure ricevere segnalazioni pseudo anonimizzate dai mail server a cui i domini dei nostri clienti scrivono in modo sospetto. Serve a dare le stesse garanzie della polizia postale in versione 2.0.

Gli spammer possono falsificare l’indirizzo “Da” sui messaggi in modo che lo spam sembri provenire da un utente del tuo dominio. DMARC garantisce che queste e-mail vengano bloccate prima ancora di vederle nella tua casella di posta.

Con SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (Domain Keys Identified Mail), spetta all’ISP decidere cosa fare con i risultati.

DMARC invece fa un ulteriore passo avanti e ci permette di impostare un criterio per rifiutare o mettere in ‘quarantena’ le e-mail da fonti che non conosciamo o di cui non ti fidi, oppure che non passano il test DKIM e SPF. In pratica DMARC ‘chiude il cerchio’ delle tecniche anti spam di cui abbiamo parlato nei precedenti Post (DKIM ed SPF).

Esempio: PayPal è spesso bersaglio di frode, il loro provider pubblica un record DMARC che dice che se i test DKIM o SPF falliscono, i loro messaggi vanno eliminati.

Gli ISP partecipanti esamineranno questa politica e scarteranno le e-mail che falliscono. Secondo un rapporto di Agari, nel 2013, DMARC ha aiutato PayPal a bloccare più di 25 milioni di phishing (e-mail fraudolente).

Ecco un diagramma che mostra come SPF e DKIM interagiscono con l’autenticazione tramite il DMARC:

Ma il DMARC ha anche un’altra funzione: ci permette di ricevere rapporti dettagliati su chi invia abusivamente e-mail per conto del tuo dominio.

Un provider di servizi hosting come il nostro può ricevere automaticamente (dai e-mail server che ricevono la nostra posta), delle segnalazioni pseudo anonimizzate (che talvolta possono contenere anche parti del contenuto del messaggio).

In questo modo possiamo scoprire casi di frode o phishing in anticipo e rispondere immediatamente all’aggressione di un utente inconsapevole di aver preso un virus.

Inoltre possiamo scoprire errori di configurazione (come ad esempio interfacce hardware o software di cui i clienti non ci avevano avvertito) che non erano inseriti nel record SPF cioè nella lista dei ‘postini autorizzati’, come ad esempio uno smart-fax, un sistema di newsletter esterno, o una Web App.

Riepilogo

Come avrai capito da questo articolo ci sono molte ragioni per cui le tue e-mail possono finire nelle cartelle spam, dalla scrittura errata dell’Oggetto della Mail a parole chiave che attivano filtri antispam.

Risolvendo le casistiche che abbiamo descritto e seguendo alcune buone pratiche puoi evitare che i tuoi messaggi e-mail finiscano in spam.

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